تبحث المؤسسات عن الحلول المناسبة لتعزيز تجربة الموظفين والتبسيط عليهم في عمليات التخطيط لإعداد الخطة الفردية التي تتضمن الأهداف والنتائج الرئيسية التي يطمح الموظف لتنفيذها خلال دورة التقييم القادمة، ومن أهم الأدوات التي تعتبر أحد الحلول المتاحة في منظومة إجادة لقياس الأداء الفردي المطبقة على وحدات الجهاز الإداري للدولة في سلطنة عمان، وعملية إعداد بنك الأهداف اختيارية لكل مؤسسة في رفع نماذج لأهداف الموظفين في بنك الأهداف تتناسب مع طبيعة عمل المؤسسة واختصاصاتها، ويختلف الكثيرين حول جدوى هذه الأداة وفعاليتها بين الإيجابيات والسلبيات التي قد ينتج عن تطبيقها، في هذا المقال ستبحر في تفاصيل هذا الموضوع لتحليل هذه الأداة واتخاذ القرار المناسب في تفعليها من عدمه داخل المؤسسة.
مقدمة عن منظومة إجادة
منظومة “إجادة” هي نظام متقدم لقياس الأداء الفردي تم تطبيقه في المؤسسات الحكومية في سلطنة عمان. تهدف هذه المنظومة إلى تحسين كفاءة وفعالية أداء الموظفين في القطاع الحكومي من خلال توفير آلية واضحة وموحدة لتحديد وقياس ومتابعة الأداء الفردي، تستند منظومة “إجادة” إلى مبادئ الإدارة الحديثة للأداء، حيث تركّز على ربط أداء الموظفين بأهداف المؤسسة الاستراتيجية ورؤية عمان المستقبلية. توفر المنظومة إطارًا لتحقيق الأهداف الشخصية والتنمية المهنية، مما يعزز الإنتاجية والتحسين المستمر للأداء.
من أبرز مزايا منظومة “إجادة” أنها تعتمد على مقاييس واضحة وشفافة للأداء، مع توفير الأدوات اللازمة للموظفين لتحقيق أهدافهم وتطوير مهاراتهم. كما تتيح المنظومة للمديرين متابعة أداء موظفيهم بشكل دوري وتقديم التوجيهات اللازمة لتحسين الأداء وتعزيز الانتماء الوظيفي، تشمل منظومة “إجادة” أيضًا نظامًا لتقييم الأداء بشكل دوري، مما يسمح بتحديد نقاط القوة والضعف في أداء الموظفين، وتقديم الفرص للتحسين والتطوير المستمر. كما توفر المنظومة آلية لمكافأة الأداء المتميز، مما يعزز الدافع لدى الموظفين لتحقيق أهدافهم والمساهمة بفعالية في تحقيق أهداف مؤسساتهم.
ومن أهم أدوات المنظومة هي أداة أو منهجية الأهداف والنتائج الرئيسية المعروفة باختصار OKRs.
منهجية الأهداف والنتائج الرئيسية OKRs
منهجية الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) هي إطار عمل لإدارة الأداء وتحديد الأهداف تستخدمه العديد من الشركات والمؤسسات في جميع أنحاء العالم لتحسين التركيز والاتجاه والإنجاز. تم تطوير هذه المنهجية لأول مرة في ستينيات القرن الماضي وأصبحت تحظى بشعبية كبيرة بفضل استخدامها من قبل شركات كبرى مثل Google وIntel.
تعتمد منهجية OKRs على تحديد أهداف طموحة وقابلة للتحقيق ترتبط برؤية المؤسسة واستراتيجيتها. تُحدَّد هذه الأهداف على مستوى المؤسسة والفريق والفرد، وتشكل الاتجاه الذي يسعى الجميع لتحقيقه. لكل هدف، يتم تحديد نتائج رئيسية (KRs) تُستخدم لقياس التقدم نحو تحقيق الهدف.
العناصر الأساسية في منهجية OKRs:
- الأهداف (Objectives): تمثل الأهداف ما ترغب المؤسسة في تحقيقه. يجب أن تكون طموحة وملهمة وذات صلة برؤية المؤسسة.
- النتائج الرئيسية (Key Results): تعبر النتائج الرئيسية عن كيفية قياس تحقيق الأهداف. يجب أن تكون محددة وقابلة للقياس والتحقق منها.
بفضل بساطتها وفعاليتها، تعد منهجية OKRs أداة قوية لتحسين أداء المؤسسة وتحقيق أهدافها بشكل أكثر تركيزًا وشفافية.
خاصية بنك الأهداف والنتائج الرئيسية في منظومة إجادة
بدأت بعض المؤسسات في تفعيل بنك للأهداف والنتائج الرئيسية في منظومة إجادة، يتمثل هذا النهج في توفير مجموعة من الأهداف المحددة مسبقًا للموظفين للاختيار منها، بحيث تتناسب مع أدوارهم ومسؤولياتهم داخل المؤسسة، تتيح هذه النماذج للموظفين حرية اختيار الأهداف التي تتناسب مع طبيعة عملهم ومهاراتهم وأولوياتهم. وتتيح لهم هذه الحرية إمكانية تخصيص أهدافهم بما ينسجم مع تطلعاتهم المهنية وأهداف المؤسسة الاستراتيجية.
تعد هذه الطريقة مفيدة للمؤسسات والموظفين على حد سواء، حيث توفر إطارًا مرنًا ومهيكلًا لتحقيق الأهداف الفردية والجماعية. وتتيح للموظفين متابعة أدائهم وتطويرهم المهني بشكل مستمر، مع إمكانية قياس التقدم نحو تحقيق الأهداف بسهولة وفعالية، يهدف بنك الأهداف إلى تحقيق الانسجام بين أهداف الموظفين والأهداف المؤسسية، مع تعزيز الشعور بالمسؤولية والتحفيز لدى الموظفين. كما يساهم في تعزيز التواصل والتعاون بين الموظفين ومديريهم من خلال تحديد الأهداف المشتركة وتقديم التغذية الراجعة حول الأداء.
إيجابيات وسلبيات إعداد بنك للأهداف والنتائج الرئيسية
إعداد نماذج للأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) من مبدأ التبسيط والتسهيل ليختار الموظف أهدافه له إيجابيات وسلبيات يجب مراعاتها. فيما يلي قائمة بالإيجابيات والسلبيات المتعلقة بهذا النهج:
الإيجابيات:
- التحفيز والتمكين: يشعر الموظفون بالتحفيز عندما يختارون أهدافهم بأنفسهم، مما يمنحهم إحساسًا بالمسؤولية والملكية تجاه الأهداف المحددة.
- المرونة والتخصيص: يتيح هذا النهج للموظفين اختيار أهداف تتناسب مع مهاراتهم واهتماماتهم، مما يزيد من فعالية تحقيق الأهداف.
- التركيز والوضوح: عندما يختار الموظفون أهدافهم، يكون لديهم رؤية أوضح لما يتوقعونه من أنفسهم وكيفية تحقيق ذلك، مما يزيد من التركيز.
- السهولة: بنك الأهداف يسهل على الموظفين عملية إعداد الخطط الفردية.
السلبيات:
- الاتكالية: قد يؤدي تقديم حرية اختيار الأهداف إلى تراخي الموظفين واعتمادهم على تحديد أهداف سهلة لتحقيقها بسهولة، مما يقلل من تحديهم وتطويرهم.
- عدم الجدية: في بعض الحالات، قد لا يأخذ الموظفون أهدافهم على محمل الجد، خاصة إذا لم يكن هناك متابعة دورية وتقييم مستمر.
- عدم الاتساق مع الأهداف المؤسسية: قد يؤدي اختيار الموظفين لأهدافهم بشكل فردي إلى عدم اتساق أهدافهم مع أهداف المؤسسة، مما يسبب تباينًا في الأولويات.
- الحاجة إلى التوجيه المستمر: قد يتطلب الأمر إشرافًا وتوجيهًا مستمرين من القادة لضمان أن تكون الأهداف مختارة بشكل مناسب ومتسق مع رؤية المؤسسة.
خطوات مهمة في إعداد بنك الأهداف
التخطيط الفعال لإعداد بنك الأهداف من أساسيات النجاح في تفعيل هذه الأداة، وذلك بتحديد خطوات واضحة وفعالة لإنجاز المهمة مع توزيع الأدوار والمسؤوليات على فريق العمل، وذلك بالخطوات الآتية:
- تشكيل فريق داخل المؤسسة من ذوي الكفاءة في صياغة الأهداف والنتائج الرئيسية.
- الاستعانة في الفريق بخبير متخصص من خارج المؤسسة لتقييم الأهداف والنتائج الرئيسية قبل اعتمادها
- دراسة احتياجات المؤسسة والموظفين لتحديد المجالات التي تتطلب نماذج أهداف.
- تصميم نماذج أهداف متنوعة تغطي مجالات العمل المختلفة داخل المؤسسة.
- تقديم إرشادات للموظفين حول كيفية اختيار الأهداف وتخصيصها.
- متابعة تقدم الموظفين وتقييم أدائهم بناءً على الأهداف المحددة، مع تقديم التوجيهات والتغذية الراجعة.
- تقديم دورات تدريبية للموظفين حول كيفية استخدام بنك الأهداف وتحديد الأهداف المناسبة.
- توعية الموظفين بأهمية اختيار الأهداف بتركيز عالي وعدم الاتكالية.
برنامج إعداد بنك الأهداف في منظومة إجادة
بحكم تجربتي في تقديم أكثر من (100) برنامج تدريبي حول منظومة إجادة في مختلف المؤسسات الحكومية وفي مختلف المحافظات قمت بإعداد حقيبة تدريبية متخصصة في إعداد بنك الأهداف والنتائج الرئيسية في منظومة إجادة تهدف إلى تعريف المشاركين على كيفية إعداد بنك الأهداف وتمكينهم بمهارات فعالة لصياغة الأهداف والنتائج الرئيسية الصحيحة للوظائف داخل المؤسسة، وشرح آليات تفعيل بنك الأهداف داخل المؤسسة وغيرها من المحاور المهمة لإعداد بنك الأهداف والنتائج الرئيسية.